「締切やコストを明確にする」という話 | パーキンソンの法則

「締切やコストを明確にする」という話 | パーキンソンの法則

こんにちは!開発部マネージャーの松本です。
最近、鼻水が止まりません。
自分は花粉症とは無縁だと思ってましたが、もしかしてこれが花粉症なんですかね。

「締切やコストを明確にする」

今回、皆さんにご紹介したいのは「締切やコストを明確にする」というお話です。
そもそも、なぜこんなお話をご紹介するのか。
それは、「締切やコストを明確にする」ことによって、大切な時間とお金を不用意に使ってしまう事が防ぐことが出来ます。

それって当たり前じゃない?

「締切やコストを明確にする」ことは、当たり前のことですよね。
「そんなこと言われなくても、締切やコストを明確にしているよ」という方も多いでしょう。
ではなぜ「締切やコストを明確にする」のか、理由についてはどう思われますか?
おそらく、人それぞれの回答は少しづつ違っているでしょう。
今回、その理由についてもご説明をさせていただきます。

「人間は与えられた分の時間やお金を全て使ってしまう」

なぜ、「締切やコストを明確にする」のか。
それは「人間は与えられた分の時間やお金を全て使ってしまう」という行動の癖があるためです。
この行動の癖は「パーキンソンの法則」と呼ばれています。

「パーキンソンの法則」とは

・第1法則「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」
・第2法則「支出の額は、収入の額に達するまで膨張する」
と、wikipedia先生に記載されています。
今回の記事の肝になるので、例をとって解説していきしょう。

遠足のおやつと同じ

例えば、小学校時代にいった遠足のことを思い出してみてください。
遠足に持っていく「おやつ」には、おそらく上限金額が設定されていたと思います。
そして、ほとんどの子供達は上限金額いっぱいの「おやつ」を持ってきたと思います。
ではなぜ、上限金額いっぱいの「おやつ」を持ってくるのでしょうか?
それは「人間は与えられた分の時間やお金を全て使ってしまう」という行動の癖のためだと思います。

「パーキンソンの法則」が仕事に及ぼす影響

こういった行動の癖が、仕事に及ぼす影響は大きいです。
今回は、マネージャーとプレイヤーの間でどのようなことが起こりうるのか考えてみましょう。

マネージャーがプレイヤーに仕事を依頼する時に、「締切やコストを明確にする」を怠った場合、
依頼した作業をマネージャーが催促しにいくと作業すら着手していなかったり
想定していたより、多くの時間を使ってしまっていたなど問題が発生する場合があります。
プレイヤーにとって、「締切やコストを明確になっていない」ために
締切が明確になっている他の作業を優先するかもしれませんし、
作業にどれだけ時間を使っても、プレイヤー自身で問題があると判断出来ないからです。
こういったことが起こらない為にも、マネージャーとプレイヤーはお互いに「締切やコストを明確にする」ことを心がけましょう。

「パーキンソンの法則」を利用する

パーキンソンの法則がどのようなものなのかを理解したら、パーキンソンの法則を利用しましょう。
ポイントは「人間は与えられた分をすべて使ってしまうものと理解する」ということです。
これを逆手にとり「与えられた分を使っても問題ない」という状況をつくりましょう。
それは、「必要以上に与えない」と「必ず締切を設定する」ということです。

「必要以上に与えない」

どんな小さな作業でも時間を「必要以上に与えない」ことが必要です。
マネージャーもプレイヤーも同様です。
これが出来ると、生産性が向上します。
なぜなら、だらだらと仕事をしてしまっている時は必要以上の時間が存在するからです。
実際に「必要以上に与えない」を試してみると、限られた時間で作業することになり、適度な緊張感で集中力が高まります。

「必ず締切を設定する」

仕事をどれだけすすめても、新たな作業が増えていきます。
そのために、優先順位を設定しなければいけません。
依頼された作業を分解して、細かいタスクに締切を設定します。
これを毎日するのはなかなか大変ですが、非常に効果的です。
作業の遅延や差し込み作業の優先順位の判断が容易になりますし、
スケジュールを組めることで、焦って作業したりすることがなくなります。
結果として集中できる時間が増やすことが出来ます。

「パーキンソンの法則」を意識してみる

「締切やコストを明確にする」ことはたしかに当たり前のことですが、
その理由は、「集中できる時間が増やすことで、大切な時間とお金を不用意に使ってしまう事が防ぐ」ということです。
あなたも、「パーキンソンの法則」を意識してみてはいかがでしょうか?


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