「経営者の条件」より開発部門管理についての思考 第二弾

「経営者の条件」より開発部門管理についての思考 第二弾

こんにちは!開発部の楊です。
忙しい六月もそろそろ終わって、いよいよ本番の夏になります。
北海道より更に北にある黒竜江省出身の自分にとって、東京の夏は本当に少々辛い感じがします。
しかし来るべきものは早かれ遅かれ来ます。変えられない現実の前で、できることも夏の太陽みたいな情熱をもって、毎日の熱い仕事の中で、自分の最善を尽くすぐらいでしょう。

前回で皆さんと「経営者の条件」で作者のドラッカー氏が提出した効果的な管理者の五つの条件を共有しましたが、今回からその五つの条件について、自分の理解を共有しましょう。
では早速本題に入りましょう、今回検討する話題は五つの条件中の一つ目――何に自分の時間が取られているかを知ることです。

時間支配の必要性

「経営者の条件」の中で、ドラッカー氏は時間をすべて他人に取られてしまうことを管理者の成果を妨げる第一の現実にして、何に自分の時間が取られているかを知ることを効果的な管理者になる第一条件にしました。
どうして時間は管理者にとってこんなに重要でしょうか?ドラッカー氏も本の中で下記四つの原因を提出しました。

  • 時間は自由に調達できるものではありません。金や人材と違って、人は賃貸、購入などの手段で時間を取得することはできません。
  • 時間は非弾性的なものです。つまり元に戻すことが出来ません。また時間は単価で調整することも、貯蔵することもできません。
  • 時間の替わりになれるものは存在しません。
  • どんなことをしようとしても、時間は必要なものです。

そしてドラッカー氏が提出したこの四つの理由以外に、一人の開発部門の管理者として、私も一つ補足させていただきます。
それは時間は常に一つの組織の有能さを評価する重要な基準の一つです。

何かを注文するとき、人はいつも「いつまでもらえるか」の質問を販売側にします。開発部門もそうです、納品日とコスト、すなわち速さと効率、は常に開発部門の実力を測る二つの基準。
開発部門の依頼主は技術がわからない人が大半です、だから質と難しさを理解させるのはとても難しい、こういう状況で時間は何よりも理解しやすい、そして何やりも公平な尺になります。

時間支配の三つのステップ

どうすればこんなに大事な時間を効果的に利用しますか?
トラッカー氏は三つのステップを教えてくれました:

  • 時間を記録
  • 時間を管理
  • 時間を統合

時間の利用状況を記録する

本の第二章の初めに、ドラッカー氏は一人の会長の物語を書いています。

自分の時間はどこで何に使ったか把握していると自信を持っているある会長のお話です。しかし秘書はその会長の仕事を毎日記録すると、最後の結果は会長の想像とまったく異なっていました。

最後に、ドラッカー氏はこの物語りをこうまとめました:

 The effective executive therefore knows that to manage his time,he first knows where it actually goes.

――P.F.Ducker

ここの「first」はとても重要と思います、つまり時間をどこで使ったことを理解するのはすべての前提です。

最初にこの本を読むとき、実に私は時間の記録を時間の無駄と考えたことがあります。
ドラッカー氏の考えでは、時間を記録するには年に2回、毎回3~4週間の時間を記録して、そのあとまた考え直して、スケジュールを再計画する必要があります。私はそういう時間があれば、少々の時間を浪費しても本業に時間を使うほうが効果的だと考えていました。

しかし実際に管理者になったら、ようやくその必要性を理解できました。ドラッカー氏が本の最初で説明した通り、時間をすべて他人に取られてしまうことは管理者が向かわなければならない現実です。部下へのサポート、上司への報告、関連部署との連携、客との相談、すべてに時間が必要です。

管理者として、目の前のものだけを見ることがあってはいけません、もっと視野を広くし、将来的なことも見なければなりません。
確かに短期から見ると時間の記録は時間かかります。しかしその効果は将来の作業中で無駄な時間を節約することになります。もしそれを管理者が組織の為の投資の一つとして考えれば、その価値も重大ではないでしょうか?

時間を記録するとき一つの要点は記録された時間は正確な時刻でなければなりません。
人の記憶はあいまいですから、感覚的な記録は現実から離れる可能性は非常に高い、それを防ぐために、正確な時刻で記録する必要があります。

時間を無駄にすることを削る

時間の記録はできたら、次はこの記録を利用して無駄な作業を削ることです。

本の中で無駄の作業について下記の三つにまとめました。

まずやらなくてもいい作業と時間かかっても効果がない作業です。
人は作業するとき、きっとそれは何かの成果があると思って作業していると思って、無駄の作業がないと思うのは自然のことです。
しかし実際に作業の後で振り返ると、この作業をやらなくても、結果に何も変わらない状況もきっとあります。もし管理者は作業自体だけに集中して、完了したら一件落着と思ったら、こういう状況の発見は非常に難しいです。
だから定期的な反省は管理者にとってとても重要で必要なことです。その反省があるからこそ、管理者が自分の不足を理解できると思います。

次は他の人もできる作業です。
こういう管理者はよく見かけられますが、部下の力を信じないで、どんな作業でも自分が参加して、必要以上の管理をしている人です。その結果、管理者はどうしても時間内に作業を終わらせる事が出来ずに残業をしてしまいます。一見努力していますが、実際にただ貴重な時間と資源を浪費しただけかもしれません。
もちろん管理者はそれなりに責任を持っていますから、部下をどこまで信頼するかはその管理者自身の器と部下の実力によってですが、それを把握する事も管理者として重要な任務ではありませんか?

最後は周りの人の時間を無駄にする作業です。
管理者は自分の時間を他人に取られる同時に、他人の時間も使っています。しかし時々その作業は周りの人にとっても自分にとっても成果になりません、自分の時間を無駄にする同時に、周りの人の時間を無駄にしています。
こういう作業を洗い出すため、最も効果的な方法は自分の作業で時間を無駄にしていることがあるかを自分の部下に聞くことです。そしてその意見の参考して、非効果的な作業を削ります。
理想的な上司と部下の関係は平等と指示体制両方を考えて、微妙なバランスを基づいて構築するものと思います。上司は部下の道を示す同時に、部下の声を聞いて、自分が進む方向を調整するべきです。

支配できる時間をうまく利用する

管理者は自由に支配できる時間がとても少ない、だからどうやって利用するかは重要な問題になります。

ドラッカー氏は本の中で時間を統合して利用する方法を提案しています。たとえば一週間に一日家で働くなどです。
しかし実際にそんなことを許せる会社はとても少なく、あくまでも理想です。現実的な意味を持たないと思います。
そして管理者はほとんどチームの中心、不在になるとチーム全体の運用に支障が出ることが多い、だからこの方法を実現するのはとても難しいと思います。

逆に普段の作業中、私はいつも長い作業を小さいサブタスクに分解して、少しずつ進むようにしています。
ざっと考える必要があり作業は進めることが出来ずに、時間が多くかかっています。しかしチームは一つの全体、管理者の効率を少し犠牲にして、チーム全体の効率を上がるのも時間を合理的に利用する一つの手段ではありませんか?

この世に絶対的な正しい答えが存在しない、成功の道はいつも一本だけではないと思います。
人は遺伝、教育、家庭などいろいろな要因で個体差があります。その差は知恵かもしれませんし、性格かもしれません。一人の成功は参考できますが、その成功の過程はコピーすることができません。

管理も然り、実際正しい方法は存在しない、効果的な管理能力を努力で手に入れることができるとはいえ、その努力の方向と効果は人それぞれです。

一冊の本を読むだけで管理ができるとは不可能と思います、重要なのはその本の事例を参考して、自分で自分に向いている方法を考えることです。
自分をよく知らないうちにただ単純に本が書いた通りやるより、まず使った時間を記録して、自分で考えて、自分で答えを探って、そして自分なりの方法を手に入れることも効果的に繋がる道ではないでしょうか?

前回:「経営者の条件」より開発部門管理についての思考 第一弾:成果を上げる五つの条件

次回:「経営者の条件」より開発部門管理についての思考 第三弾:管理者としての貢献


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